Vogelsbergkreis

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Lange Wartezeiten auf dem Amt zählen für die Bürger sicher zu einem der größten Ärgernisse bei der Erledigung von Behördengängen. Aber auch für die Mitarbeiter ist es nicht optimal, wenn sich zu manchen Zeiten die Bürger im Wartebereich drängen, während zu anderen Zeiten Leerlauf herrscht. Um die Zufriedenheit der Bürger zu steigern, setzt die Verwaltung in Mücke künftig auf ein IT-gestütztes Termin-Management. Gleichzeitig kann die Verwaltung das Kundenaufkommen besser als bislang steuern. Ab sofort ist der neue Bürgerservice freigeschaltet, so die Initiatoren Dennis Schultheiß und Adrian Macrai.
07. August 2020, 21:48 Uhr
Jutta Schuett-Frank
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Adrian Marcrai und rechts Dennis Schultheiß waren die Organisatoren der neuen Online-Terminvergabe in der Gemeindeverwaltung Mücke. FOTO: SF

Lange Wartezeiten auf dem Amt zählen für die Bürger sicher zu einem der größten Ärgernisse bei der Erledigung von Behördengängen. Aber auch für die Mitarbeiter ist es nicht optimal, wenn sich zu manchen Zeiten die Bürger im Wartebereich drängen, während zu anderen Zeiten Leerlauf herrscht. Um die Zufriedenheit der Bürger zu steigern, setzt die Verwaltung in Mücke künftig auf ein IT-gestütztes Termin-Management. Gleichzeitig kann die Verwaltung das Kundenaufkommen besser als bislang steuern. Ab sofort ist der neue Bürgerservice freigeschaltet, so die Initiatoren Dennis Schultheiß und Adrian Macrai.

Die Online- und Offline-Terminverwaltung gibt den Bürgern für ausgewählte Abteilungen der Verwaltung Mücke die Möglichkeit, vorab einen Termin zu vereinbaren. Dazu gilt es, die gewünschte/n Dienstleistung/en und einen Termin auszuwählen. Man braucht eine E-Mail-Adresse und seinen Namen bekanntgeben, dann funktioniert es.

Die Corona-Krise stellte alle Bürger, aber auch die Verwaltung vor eine große Herausforderung und man suchte nach Lösungen, so Adrian Macrai. Dabei ging es nicht nur um den Schutz der Mitarbeiter im Haus, sondern auch um den der Bürger. »So haben wir entschieden, unseren täglichen Betrieb über einzelne Terminvereinbarungen und unter Einhaltung der allgemeinen Schutzmaßnahmen weiterzuführen«. Denn die telefonischen Terminvereinbarungen bedeuteten einen großen Aufwand und so wurde nach einer flexiblen Lösung gesucht. Mit dem neuen Online-System können auch Termine vereinbart werden, wenn die Verwaltung geschlossen ist. Mit dem neuen Projekt können die Bürger schneller und besser bedient werden und lange Warteschlangen werden vermieden«. Der Onlinekalender vergibt die Termine und informiere darüber, welche Unterlagen oder Formulare für den gewünschten Termin gebraucht werden.

Am Tag vor dem Termin erhalten die Bürger noch einmal eine Benachrichtigung/Erinnerung per E-Mail. »Durch den neuen Online-Terminkalender können wir als Mitarbeiter unsere tägliche Arbeit besser planen, da man schon im Vorfeld weiß, welche Vorgänge einen erwarten«, so Marcrai und Schultheiß. Für die Bürger sei es ein großer Vorteil, dass die teilweise langen Wartezeiten im Wartebereich entfallen.

Für die Umsetzung des Projektes gab es eine dreimonatige Vorlaufzeit, es wurde eine Arbeitsgruppe gegründet. Nachdem der Bedarf ermittelt war, wurde mit dem IT-Dienstleister der Gemeinde Kontakt aufgenommen. Dieser konnte gleich eine Empfehlung geben, so Dennis Schultheiß, ITler der Verwaltung. Das neue Programm ist Bestandteil unseres Office-Paketes. So entstanden keine Lizenzkosten für die Gemeinde und man könne es an die Erfordernisse vor Ort anpassen. Die Testphase ist nun vorbei und ab diesem Wochenende können die Termin gebucht werden. Die Oberfläche des Programms ist so gestaltet, dass sie einfach zu bedienen ist. Im Bereich der Zulassungsstelle könnten nun auch wieder auswärtige Bürger bedient werden. Dies war wegen der Corona-Krise bis jetzt nicht möglich.

»Wir freuen uns, dass wir das Projekt umsetzen konnten und hoffen, dass die Bürger unser Programm mit Leben und Terminen bereichern«, so Dennis Schultheiß und Adrian Macrai.

Artikel: https://www.giessener-allgemeine.de/regional/vogelsbergkreis/art74,695633

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